FAQ zur Onlineversammlung

Können Eigentümerversammlungen online stattfinden?

Ja, seit dem 17. Oktober 2024 können Wohnungseigentümergemeinschaften mit einer Dreiviertelmehrheit beschließen, dass Eigentümerversammlungen online abgehalten werden.

Schon seit der WEG-Reform vom 01.12.2020 dürfen Eigentümer ihre Rechte während der Versammlung auch elektronisch wahrnehmen, was hybride Versammlungen ermöglichte.

Bisher musste die digitale Teilnahme durch eine einfache Mehrheit beschlossen werden, und kein Eigentümer durfte zur Online-Teilnahme gezwungen werden. Bei Bedarf musste die Hausverwaltung physische Räume bereitstellen.

Mit der Gesetzesänderung von 2024 können Eigentümerversammlungen nun vollständig digital durchgeführt werden. Bis 2028 muss jedoch einmal im Jahr ein physisches Treffen stattfinden, es sei denn, die Eigentümer entscheiden sich einstimmig dagegen.

Diese Regelung schützt Personen, für die virtuelle Versammlungen schwierig sind. Wir bieten diese Form der Versammlung an. 

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Auch bei einer digitalen Eigentümerversammlung müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden.

Zuerst muss ein geeignetes Videokonferenzsystem ausgewählt werden. Die Software muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zur Sitzung haben und die Nichtöffentlichkeit gewahrt bleibt.

Das Konferenzsystem muss DSGVO-konform sein. Neben klassischen Videokonferenzsystemen wie MS Teams oder Zoom gibt es auch spezielle Systeme für digitale Eigentümerversammlungen, wie facilioo, welches wir nutzen.

Es muss geklärt werden, welche Rechte die Teilnehmer haben. Dürfen sie nur abstimmen oder auch diskutieren und Anträge stellen? Außerdem muss festgelegt werden, wie bei einem Internetabbruch vorgegangen wird.

Um Ausfälle zu vermeiden, sollten alle Teilnehmer eine stabile Internetverbindung haben.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen, z. B. per Brief, E-Mail, SMS oder WhatsApp. Die Ladungsfrist beträgt drei Wochen. Wir können Einladungen digital verschicken, was Portokosten spart und verlorene Briefe vermeidet.

Wie läuft eine digitale Eigentümerversammlung ab?

Eine digitale Eigentümerversammlung läuft fast genauso ab wie eine Präsenzversammlung, da das WEG-Gesetz keinen speziellen Ablauf für die digitale Teilnahme vorsieht.

Einige Anpassungen sind jedoch notwendig:

• Sicherstellung der Nichtöffentlichkeit: Nur berechtigte Personen dürfen teilnehmen. Dies sind die Eigentümer, der Hausverwalter oder Personen mit Vollmacht. Um dies sicherzustellen, können individuelle Passwörter oder QR-Codes verwendet werden.

• Überprüfung der Teilnehmer: Teilnehmer sollten sich mit ihrem Klarnamen anmelden. Der Verwalter kann eine Personenüberprüfung per Video vornehmen und dies im Protokoll vermerken.

Was muss bei einer digitalen WEG-Versammlung beachtet werden?

Digitale Versammlungen können Mehrkosten verursachen, zum Beispiel durch die Nutzung des Konferenzsystems. Diese Kosten dürfen nur umgelegt werden, wenn sie direkt für die Versammlung entstanden sind. Vergleichbar sind diese mit der Saalmiete.

Die digitale Teilnahme bietet mehr Flexibilität und kann die Anzahl der Teilnehmenden erhöhen. Allerdings gibt es Grenzen: Die Nichtöffentlichkeit muss gewahrt bleiben, daher ist eine Teilnahme aus öffentlichen Orten wie Cafés nicht erlaubt.

Teilnehmende müssen im Voraus informiert werden, dass Bild- und Tonmitschnitte nicht gestattet sind. Wenn die Versammlung aufgezeichnet wird, muss die Zustimmung aller Teilnehmenden eingeholt werden. Ohne Zustimmung darf nicht aufgezeichnet werden, auch nicht zu Protokollzwecken. Jede Stimme darf nur einmal abgegeben werden.